Почему важно оцифровать трудовую книжку сейчас

14.02.2026, 04:49 kyiv1.com

Бумажная трудовая книжка постепенно превращается в обычный сувенир. Раньше это был ваш главный документ, а теперь только приложение к записям в базе данных Пенсионного фонда. Государство дало переходный период до июня 2026, чтобы все эти записи перекочевали из бумаги в цифру.

Если до этой даты информация не появится в электронном реестре, ваш стаж до 2004 года (до того, как все начали фиксироваться автоматически через взносы) фактически «зависнет». Это не значит, что он исчезнет навсегда, но доказывать его в будущем придется через архивы, справки или даже суды, которые сейчас, во время войны и релокации бизнеса, могут стать настоящим квестом.

Сергей Литвиненко, арбитражный управляющий, адвокат, управляющий партнер АО «Виннер Партнерс», для читателей kyiv1.com объясняет, что сейчас главная задача – убедиться, что на портале ПФУ ваши данные отображаются корректно.

Переход на электронный учет – это не просто «цифровка ради цифровизации». Это создание единственного надежного источника данных в Реестре застрахованных лиц (РПО).

Автоматическое назначение пенсии Система сама видит ваш стаж и начисляет выплаты без необходимости подавать стопки бумаг.

Защита от потери данных: Бумажную книгу можно потерять, она может сгореть или остаться в оккупации. Электронная запись хранится в облаке ПФУ.

Удаленный доступ: Вы в любой момент можете загрузить справку ОК-5 или ОК-7 через портал «Действие» или веб-портал ПФУ.

Хотя прямой административной ответственности (штрафов) за отсутствие сканированной книги закон не предусматривает, последствия будут процедурными и финансовыми:

Невидимый стаж. ПФУ видит взносы с 2004 года (когда появился персонифицированный учет), но стаж до 2004 года подтверждается записями в трудовой. Если их не оцифровать, этот период просто «выпадет» из расчета пенсии.

Бюрократический круг. Если предприятие, где вы работали в 90-е, ликвидировано, а данные не оцифрованы, вам придется искать архивы по всей стране или идти в суд.

Задержки в выплатах. Больничные и пособия по безработице могут рассчитываться некорректно или с большими задержками из-за необходимости ручного подтверждения стажа.

Как указывает юрист автор статьи, долг лежит на том, у кого книга «на руках».

Зайдите на portal.pfu.gov.ua с помощью КЭП (электронной подписи) или BankID.

Проверьте раздел «Электронная трудовая книжка». Если там пусто или не хватает периодов до 2004 года, нужно подать скан-копии.

Сделайте цветные сканы всех страниц трудовой книжки (в формате PDF или JPG).

Вы обязаны завершить процесс оцифровки книг штатных работников до указанной даты. После сканирования бумажная трудовая книжка выдается работнику под подпись и хранится у него.

Важно: Учитывая реалии военного положения, цифровая копия – это ваш единственный «бронежилет» в отношениях с социальными службами в будущем.

Если вы сами храните свою книгу, то ответственность за ее «переезд» в облако лежит на вас. Это делается через несколько минут через интернет: просто загружаете фото всех страниц на сайт фонда. Если вы работаете и книга лежит в отделе кадров, это должен сделать работодатель.

После оцифровки бумажный экземпляр возвращается вам на пожизненное хранение, а государство уже видит ваш стаж автоматически. Это ваш спокойный сон по поводу будущей пенсии или больничных без беготни по кабинетам.

Читать полностью…