Зачем нам электронные трудовые книжки и что изменится после июня 2026 года

03.06.2026, 15:28 delo.ua

Друзья, в последнее время получаю много вопросов по оцифровке трудовых книжек. Тема действительно важна, ведь касается практически каждого работающего украинца. И сделать оцифровку нужно до 10 июня этого года. Вокруг этой реформы уже возникло много мифов: кто-то пугает штрафами, кто-то переживает из-за потери стажа.

Давайте разберемся во всем спокойно.

Государство продолжает реформу цифровизации социальной сферы. Суть процесса проста: данные из наших старых бумажных трудовых книжек переносятся в электронный реестр Пенсионного фонда Украины (ПФУ).

Для чего это делается? Здесь есть три вполне прагматических причины:

Переходный период длится пять лет – с 2021 по 10 июня 2026 года. Почему так долго? Потому что это огромный массив работы. В Украине миллионы трудовых книг. Каждое из них нужно не просто отсканировать, а внимательно проверить.

Часто в старых записях есть ошибки: нечеткие печати, исправления "от руки", отсутствие подписей. На исправление этих неточностей, запросы в архивы, а иногда и суды, нужно время. Кроме того, это большая нагрузка на бухгалтеров предприятий. Пять лет – это вполне адекватный срок, чтобы все сделать без спешки и хаоса.

После 10 июня 2026 года бумажная трудовая книжка официально перестанет быть обязательным документом. Работодатель больше не будет хранить ее у себя – ее отдадут вам на руки как личный архивный документ.

Основным документом станет именно электронная трудовая. Все новые записи о вашей работе будут появляться там автоматически. При трудоустройстве все станет проще, а главное – вы сами сможете контролировать своего работодателя: честно ли он платит за вас взносы и правильно ли отражается ваш стаж.

Хочу сразу успокоить: никаких штрафов не будет, и стаж никто не аннулирует. Дата 10 июня 2026 года – это организационный ориентир для государства и предприятий, а не "точка невозврата". Подать документы можно и позже.

Однако затягивать не стоит. После завершения массового перехода процедура для отдельного человека может стать немного более длинной и менее удобной. Потому лучше сделать все вовремя.

Закон позволяет сделать это как работодателю, так и самому работнику.

Важное замечание для пенсионеров: Если вы уже получаете пенсию и ваш стаж полностью учтен, оцифровывать трудовую вам не нужно. Это касается только тех, кто еще работает или планирует выходить на пенсию в будущем.

Государство готово к электронному учету, но "человеческий фактор" никуда не исчезает. Иногда Пенсионный фонд может вернуть документы. Почему это случается?

Всё это не страшно. Любую ошибку можно исправить: пересканировать документ более качественно, взять справку с предприятия или из архива и подать документы снова.

Если ваша бумажная трудовая книжка была потеряна – это тоже не катастрофа. Если данные о работе за последние годы уже есть в базе ПФУ, восстанавливать ничего не придется. Если же утрачены старые записи – их можно восстановить через справки с мест работы или архивы, и после этого сразу оцифровать.

Цифровизация – это не дополнительный бюрократический барьер, а упрощение нашей с вами жизни в будущем. Бумажные книги постепенно уйдут в прошлое, когда в свое время отошли сберегательные книги или бумажные авиабилеты.

Мой вам совет: проверьте свои документы уже сейчас, время еще есть. Если вы работаете – спросите у кадровика, передали ли ваши данные. Если вы занимаетесь этим сами – выделите 15 минут, сделайте качественные фото страниц и загрузите их на портал.

Заботьтесь о своем комфорте и своей будущей защите раньше времени. Спокойно и без спешки.